Zarządzenie nr 7/2026 z dnia 11.03.2026 roku w sprawie zmiany procedury udzielania zamówień publicznych na dostawy, usługi oraz roboty budowlane, o wartości poniżej 170 000 zł netto w Gminnej Bibliotece Publicznej w Gierałtowicach.

Zarządzenie Nr 7/2026
Dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej w Gierałtowicach
z dnia 11 marca 2026 roku

w sprawie zmiany procedury udzielania zamówień publicznych na dostawy, usługi oraz roboty budowlane, o wartości poniżej 170 000 zł. netto w Gminnej Bibliotece Publicznej w Gierałtowicach

Na podstawie art. 17 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz.U. z 2024 r., poz. 87) w zw. z art. 2 ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (t.j. Dz.U. z 2022 r., poz. 2393) i par. 6 ust. 1 i 2 statutu Gminnej Biblioteki Publicznej  Gierałtowicach
zarządzam, co następuje:

§ 1

1.    Ustala się, obowiązującą w Gminnej Bibliotece Publicznej w Gierałtowicach  procedurę udzielania zamówień publicznych na dostawy, usługi oraz roboty budowlane, o wartości poniżej 170 000,00 zł netto.
2.    Procedura określa wewnętrzne zasady postępowania, podział obowiązków                          
i odpowiedzialność pracowników przygotowujących postępowanie, przy udzielaniu zamówień publicznych o wartości poniżej 170 000,00 zł netto. 
3.    Ilekroć w niniejszej procedurze jest mowa o :
1)    zamawiającym - należy przez to rozumieć  Gminną Bibliotekę Publiczną w  Gierałtowicach  
2)    procedurze - należy przez to rozumieć niniejszą procedurę udzielania zamówień publicznych w Gminnej Bibliotece Publicznej w Gierałtowicach  o wartości poniżej 170 000,00 zł netto, 
3)    kierowniku zamawiającego - należy przez to rozumieć Dyrektora Biblioteki. Zamówienia o wartości poniżej 170 000,00 zł netto winny być dokonywane przy zachowaniu przepisów ustawy o finansach publicznych. 
4.    Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o zamówienie o wartości szacunkowej poniżej 170 000,00 zł netto odpowiada Dyrektor Gminnej Biblioteki Publicznej w  Gierałtowicach.  
5.    Dyrektor Gminnej Biblioteki Publicznej w Gierałtowicach może powierzyć przygotowanie postępowania innej wyznaczonej osobie, zatrudnionej w Gminnej Bibliotece Publicznej w  Gierałtowicach. Powierzenie takie następuje poprzez udzielenia pełnomocnictwa.
6.    Osoby przygotowujące i przeprowadzające postępowanie o udzielenie zamówienia zobowiązane są zapewnić zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców, pisemność, przejrzystość  oraz bezstronność i obiektywizm w trakcie prowadzenie postępowania.
7.    Zamówień należy udzielać w sposób celowy i oszczędny,  z zachowaniem zasad:
1)    uzyskiwania jak najlepszych efektów z danych nakładów,
2)    optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów.
8.    Zakazuje się dzielenia zamówienia oraz zaniżania jego wartości w celu uniknięcia stosowania ustawy z dnia 11.09 2019 r. Prawo zamówień publicznych lub postanowień niniejszego regulaminu.
9.    Procedurę udzielenia zamówienia można wszcząć, jeżeli w ramach planów finansowych budżetu biblioteki  zabezpieczone są środki na realizację przedmiotu zamówienia.
10.    Ze względu na konieczność udzielenia zamówienia od początku stycznia kolejnego roku dopuszcza się rozpoczęcie postępowania w roku poprzednim z uwzględnieniem czasu niezbędnego na przeprowadzenie procedury. Umowa (zlecenie) w takiej sytuacji może zostać zawarta po zabezpieczeniu środków finansowych. W sytuacji wynikającej z  niniejszego punktu należy powiadomić Wykonawcę o możliwości odstąpienia przez Zamawiającego od dalszego procedowania postępowania lub od zawarcia umowy, udzielenia zlecenia bez podawania przyczyny.

§ 2

Ustalanie wartości zamówienia
1.    Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością.
2.    Ustalenie wartości zamówienia dla dostaw i usług dokonuje się nie wcześniej niż 3  miesiące , a dla robót budowlanych 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania. 
3.    Wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie zestawienia cenowego (np. w formie kosztorysu inwestorskiego) rodzaju, zakresu i ilości robót budowlanych wraz z  ich cenami rynkowymi (opracowaniami branżowymi zawierającymi określony w przedmiocie umowy zakres robót wraz z ich ceną np. publikatorów cenowych).  
4.    Podstawą ustalenia wartości zamówienia na usługi lub dostawy jest:
1)    analiza cen rynkowych
lub 
2)     analiza wydatków poniesionych na tego rodzaju zamówienia w okresie poprzedzającym moment szacowania wartości zamówienia
lub
3)     analiza cen ofertowych złożonych w postepowaniach prowadzonych przez zamawiającego lub zamówień udzielonych przez innych zamawiających obejmujących analogiczny przedmiot zmówienia
lub
4)    akty prawne i opracowania branżowe umożliwiające oszacowanie wartości prac projektowych.
5.    Podstawą ustalenia wartości zamówienia na usługi lub dostawy powtarzające się lub podlegające wznowieniu w określonym czasie jest rzeczywista łączna wartość kolejnych zamówień tego samego rodzaju, udzielonych w ciągu poprzednich 12 miesięcy lub w  poprzednim roku budżetowym lub roku obrotowym, z uwzględnieniem zmian ilości lub wartości zamawianych usług lub dostaw, które mogły wystąpić w ciągu 12 miesięcy następujących od udzielenia pierwszego zamówienia, albo łączna wartość zamówień, których zamawiający zamierza udzielić w terminie 12 miesięcy następujących po pierwszej usłudze lub dostawie.
6.    Wartość szacunkową zamówienia ustala osoba odpowiedzialna za realizację  zamówienie w sposób efektywny, celowy i oszczędny, zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji.
7.    Przed ustaleniem wartości szacunkowej wydatku pracownik merytorycznie odpowiedzialny za realizację zadania ma obowiązek ustalić, czy tożsame zamówienie nie jest realizowane w drodze umowy o udzielenie zamówienia publicznego w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych.
8.    Ustalenie wartości szacunkowej zamówienia należy udokumentować w postaci notatki służbowej lub innych dokumentów, na podstawie których dokonano szacowania zamówienia.

§ 3

Wszczęcie ( przygotowanie ) postępowania
1.    Zamówienia o wartości poniżej 170 000,00 zł netto udziela się po przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia.
2.    Wszczęcie postępowania poprzedza analiza ceny przedmiotu zamówienia
3.    Wszczęcie postępowania zgodne jest z planem finansowym. 
4.    Kierownik komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za wydatkowanie środków finansowych zgodnie z planem finansowym akceptuje sposób przeprowadzenia procedury.

§ 4

Postępowanie o udzielenie zamówienia (przebieg czynności)
1.    Postępowanie o udzielenie zamówienia w kwocie do 12 000,00 zł netto przeprowadzane jest w następujący sposób:
1)    poprzez skierowanie zapytania ofertowego w formie ustnej (osobiście lub telefonicznie), pisemnej, faxem lub drogą elektroniczną do co najmniej jednego  wykonawcy świadczącego dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia, 
lub
2)    poprzez zebranie co najmniej jednej oferty publikowanej na stronie internetowej potencjalnego wykonawcy,
lub
3)    poprzez analizę cen w siedzibie wykonawcy (np. sklep).
2.    Postępowanie o udzielenie zamówienia w kwocie powyżej 12 000,00 zł netto do wartości poniżej 170 000,00 zł netto przeprowadzane jest w następujący sposób:
1)    poprzez skierowanie zapytania ofertowego w formie pisemnej, faxem lub drogą elektroniczną do więcej niż jednego wykonawcy świadczących dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia
lub
2)    poprzez zamieszczenie ogłoszenia o zamówieniu na stronie internetowej BIP Gminnej Biblioteki Publicznej w Gierałtowice.
lub
3)    poprzez porównanie ofert dostępnych w inny sposób – np. oferty cenowe zamieszczane na stronach internetowych, w dostępnych cennikach itp.,
lub
4)    w przypadku braku informacji co do wykonawców realizujących dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia - poprzez skierowanie zapytania do więcej niż jednego wykonawcy i upublicznienie informacji o zamówieniu przed jego udzieleniem  na stronie internetowej BIP Gminnej Biblioteki Publicznej w  Gierałtowicach.
3.    W postępowaniu o udzielenie zamówienia dla dostaw i usług w kwocie do 12 000,00 zł netto oferty mogą zostać złożone ustnie (osobiście lub telefonicznie), w formie pisemnej, faksem lub drogą elektroniczną. W postępowaniu o udzielenie zamówienia dla robót budowlanych wymaga się zachowania składania ofert w formie pisemnej.
4.    W postępowaniu o udzielenie zamówienia w kwocie powyżej 12 000,00 zł netto do wartości poniżej 170 000,00 zł netto  oferty wykonawców powinny być składane w formie pisemnej, faksem lub drogą elektroniczną.
5.    Postępowanie uznaje się za ważne, w przypadku gdy na skierowane zapytanie ofertowe odpowie przynajmniej jeden wykonawca, który w wyznaczonym terminie złoży ofertę odpowiadającą wymaganiom podanym w zapytaniu.
6.    Postępowanie o udzielenie zamówienia może zakończyć się negocjacjami przeprowadzonymi z wykonawcą, który zaoferował najkorzystniejszą ofertę.

§ 5

Dokumentowanie przebiegu postępowania
1.    Z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, sporządza się protokół, zgodnie  z załącznikiem nr 2 do niniejszego zarządzenia.
2.    W przypadku zamówień do kwoty 12 000,00 zł netto można odstąpić od sporządzenia protokołu z postępowania zastępując go adnotacją na odwrocie faktury, rachunku. 
3.    W przypadku zapytania ofertowego kierowanego ustnie (osobiście lub telefonicznie). dopuszcza się stosowanie uproszczonego protokołu, w postaci notatki służbowej. 

§ 6

Wybór najkorzystniejszej oferty
1.    Kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty może być w szczególności cena, termin wykonania, okres gwarancji, ocena techniczna, jakość, funkcjonalność, odległość, możliwość dowozu, bezpłatny transport, warunki płatności i inne pod warunkiem, iż kryteria mogą odnosić się wyłącznie do przedmiotu zamówienia.
2.    O wyborze oferty zamawiający powiadamia wykonawcę niezwłocznie.
3.    W przypadku skierowania zapytania do kilku wykonawców, zamawiający zawiadamia o  rozstrzygnięciu postępowania tych wykonawców, którzy złożyli oferty (odpowiedzieli na zapytanie).

§ 7

Udzielenie zamówienia
1.    Oświadczenie woli prowadzące do powstania zobowiązania finansowego składane jest w  formie pisemnej w postaci umowy lub zlecenia z zastrzeżeniem ust. 2.
2.    Realizacja zakupów, dostaw i usług do kwoty 12 000,00 zł netto, do których nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, może odbywać się w drodze zawarcia umowy ustnej, za wyjątkiem robót budowlanych. Potwierdzeniem zawarcia umowy ustnej jest faktura Vat  lub rachunek. 
3.    Na zakupy, dostawy i usługi wykonywane przez podmioty niebędące osobami fizycznymi
mogą być udzielane zamówienie, jeżeli wartość zamówienia nie przekracza równowartości
12 000,00 zł netto, za wyjątkiem robót budowlanych.
4.    Każdorazowe udzielenie zamówienia musi być zarejestrowane w wewnętrznym rejestrze zakupów zgodnie z załącznikiem nr  2 do niniejszego zarządzenia.

§ 8

Odstępstwa od stosowania procedury
1.    Zamówień o wartości poniżej 170 000,00 zł netto można udzielić bez zastosowania opisanej w § 4 procedury w następujących sytuacjach:
1)    w przypadku udzielania zamówień realizowanych w ramach projektów współfinansowanych ze środków zewnętrznych, wytyczne danego projektu/programu mają pierwszeństwo przed postanowieniami niniejszego regulaminu,
2)    w uzasadnionych przypadkach dopuszcza się udzielenie zamówienia, którego przedmiotem jest wykonanie określonych usług, poprzez zawarcie umowy cywilnoprawnej z pracownikiem zamawiającego,
3)    w przypadku, gdy zamówienie może zostać  udzielone wyłącznie jednemu wykonawcy z  przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze lub ze względu na specyfikę zamówienia  -  zamówienia udziela się poprzez skierowanie zapytania i otrzymaniu oferty od jednego wykonawcy lub  po przeprowadzeniu negocjacji z wybranym wykonawcą.
2.    Przy udzielaniu zamówienia w sposób określony w ust. 1 niniejszego paragrafu, wymagane jest pisemne uzasadnienie konieczności udzielenia zamówienia w wybrany sposób. Pisemne uzasadnienie podpisuje kierownik zamawiającego 
3.    W przypadku natychmiastowej potrzeby udzielenia zamówienia, której działając z należytą starannością nie można było wcześniej przewidzieć  zapytanie ofertowe może zostać skierowane w formie ustnej osobiście lub telefonicznie, do co najmniej  jednego wykonawcy, niezależnie od wartości zamówienia.  Oferty w takim przypadku również mogą zostać złożone ustnie. W przypadku konieczności zaistnienia natychmiastowej potrzeby udzielenia zamówienia wymagana jest zgoda Dyrektora Biblioteki lub osoby przez niego upoważnionej.
4.    W przypadku zamówień na dostawy spożywcze, w związku z utrudnionym przechowywaniem, zamówienia można dokonać zgodnie z bieżącymi potrzebami.
5.    Postanowień niniejszego Regulaminu nie stosuje się do wydatków związanych z realizacją zamówień, których przedmiotem są szkolenia pracowników . Zamówień należy  dokonać w  sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad  uzyskiwania najlepszych efektów z  danych nakładów. 

§ 9

Postanowienia końcowe
1.    Traci moc zarządzenie nr 12/2021 z dnia 1 marca 2021 roku w sprawie przyjęcia Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Gminnej Bibliotece Publicznej z dnia 1  marca 2021 roku.
2.    Zobowiązuje się pracowników Gminnej Biblioteki Publicznej w Gierałtowicach do znajomości i stosowania odpowiednich, powszechnie obowiązujących przepisów w  zakresie udzielania zamówień publicznych oraz niniejszego zarządzenia.
3.    Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania i podlega podaniu do wiadomości pracownikom Gminnej Biblioteki Publicznej w Gierałtowicach

DOCXZałącznik nr 1 do Zarządzenia nr 7.docx (17,32KB)

DOCXZałącznik nr 2 do Zarządzenia nr 7.docx (15,18KB)