Zarządzenie Nr 28/2021 w sprawie trybu używania, przechowywania, ewidencji i likwidacji pieczątek w Gminnej Biblioteki Publicznej w Gierałtowicach.

Zarządzenie Nr 28 /2021
Dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej w Gierałtowicach
z dnia 20 maja 2021roku.
 

w sprawie trybu używania, przechowywania, ewidencji i likwidacji pieczątek w Gminnej Biblioteki Publicznej w Gierałtowicach.

Na podstawie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych zarządzam,:
 

§ 1

Określam zasady postępowania przy zamawianiu pieczęci i pieczątek na potrzeby Gminnej Biblioteki Publicznej w Gierałtowicach jej pracowników, ich używania, przechowywania, ewidencji likwidacji w związku z utratą, zniszczeniem i brakiem celowości ich dalszego używania.
 

§ 2

Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

Bibliotece– należy przez to rozumieć Gminną Bibliotekę Publiczną w Gierałtowicach,

 Dyrektorze – należy przez to rozumieć Dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej
w Gierałtowicach.

§ 3

1. W Bibliotece stosowane są:
1) pieczęcie urzędowe,
2) pieczęcie nagłówkowe,
3) pieczątki imienne (podpisowi),
4) pieczątki wynikające z przepisów prawa bądź potrzeb pracowników Biblioteki w zakresie realizowanych zadań,
2.Pozostałe pieczątki pomocnicze służące do sygnowania dokumentów w zakresie dokonania określonych czynności urzędowych (np. wpływowe, stwierdzające zgodność odpisu z oryginałem, stwierdzające własnoręczność podpisu itp.).
3.Pieczęcie i pieczątki, o których mowa w niniejszym zarządzeniu, są własnością Biblioteki, która ponosi koszty ich wytworzenia.

§ 4

1.Obowiązuje Rejestr pieczątek obowiązkowych w GBP Gierałtowice zwany dalej „rejestrem”..
2.Wykonane pieczęcie bądź pieczątki wydaje się właściwemu pracownikowi za pokwitowaniem w rejestrze.
3. Rejestr jest prowadzony i przechowywany w księgowości.
4.Większa liczba egzemplarzy pieczątek tej samej treści jest dopuszczalnie tylko
w uzasadnionych przypadkach. Wówczas każdy wtórnik pieczątki jest opatrzony kolejnym numerem rozpoznawczym stosownie do treści zamówienia.

§ 5

1.Użytkowane pieczęcie i pieczątki należy przechowywać w szafach lub biurkach w sposób gwarantujący ich ochronę przed uszkodzeniem, zagubieniem, kradzieżą bądź nieuprawnionym użyciem. Po zakończeniu pracy pieczęcie i pieczątki powinny być zabezpieczone poprzez zamknięcie szafy lub biurka na klucz.
2.O przypadkach kradzieży lub utraty pieczęci i pieczątek właściwy pracownik powinien niezwłocznie zawiadomić Dyrektora z podaniem okoliczności utraty pieczęci lub pieczątki. Dyrektor podejmuje decyzję o podjęciu dalszych działań.
3.Z czynności, o których mowa w ust. 2 sporządza się notatki służbowe.

§ 6

 1.W przypadku zużycia, uszkodzenia bądź dezaktualizacji pieczęci i pieczątek należy niezwłocznie przekazać je do księgowości.
2.Fakt przekazania do likwidacji pieczęci i pieczątek, odnotowuje się w rejestrze

§ 7

 1.Powołuję się stałą komisję ds. inwentaryzacji i likwidacji pieczęci i pieczątek, w której skład wchodzą:
1) Bibliotekarz – przewodnicząca
2) Bibliotekarz– członek
3) księgowa –członek
2.Komisja działa w zakresie inwentaryzacji raz na 4 lata oraz każdorazowo na wniosek
w zakresie likwidacji pieczęci i pieczątek.
3.Zadania Komisji ds. inwentaryzacji i likwidacji pieczęci i pieczątek:
1) przeprowadzenie inwentaryzacji wszystkich pieczęci i pieczątek w Bibliotece,
2) zakwalifikowanie pieczęci i pieczątek nieaktualnych lub uszkodzonych do likwidacji na podstawie oględzin oraz sporządzenie protokołu,
3) ich fizyczna likwidacja po akceptacji protokołu przez Dyrektora,
4) sporządzenie protokołu fizycznej likwidacji pieczęci, przekazanie obu protokołów do stanowiska księgowej  (wzór protokółu Likwidacji zbędnych lub zużytych pieczątek używanych w Gminnej Bibliotece Publicznej w Gierałtowicach stanowi załącznik nr 1)

§ 8

1.Za pieczęcie będące w posiadaniu poszczególnych pracowników odpowiadają ich użytkownicy.
2.Pracownicy zobowiązani są do używania pieczęci i pieczątek zgodnie z ich przeznaczeniem
i ochrony przed zdarzeniami określonymi w § 5 ust. 2.
3.W przypadku zmian organizacyjnych bądź innych szczególnych zdarzeń, pieczęcie
 i pieczątki dotychczas używane na danym stanowisku pracy, które nie straciły ważności
w wyniku tych zmian, mogą być protokolarnie przekazane do dalszego używania nowym stanowiskom pracy.
4.Pracownik, z którym została rozwiązana umowa o pracę obowiązany jest rozliczyć się
z pobranych i użytkowanych pieczęci i pieczątek.

§ 9

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
 

Załącznik nr 1 do Zarządzenia

nr 28/2021 z dnia 20 maja 2021 roku.

Protokół nr
Likwidacji zbędnych lub zużytych pieczątek używanych w Gminnej Bibliotece Publicznej
w Gierałtowicach sporządzony w dniu                                                                                   

Zgodnie z art. §7 ust. 3 pkt.4 Zarządzenia nr 28/2021 z dnia 20 maja 2021 roku w sprawie trybu używania, przechowywania, ewidencji i likwidacji pieczątek w Gminnej Biblioteki Publicznej w Gierałtowicach.

Komisja Likwidacyjna w składzie  (imię i nazwisko, stanowisko)

.

.

przeprowadziła w Gminnej Bibliotece Publicznej w Gierałtowicach likwidację     szt pieczęci/pieczątek, według załącznika do niniejszego protokołu*, poprzez ich fizyczne zniszczenie.

Na tym protokół zakończono i podpisano.
 

.

.

.
* W załączniku do protokołu należy przedstawić wykaz odcisków zlikwidowanych pieczęci/pieczątek.
 

Gierałtowice, dn.